东莞专业培训叉车技术的学校

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    会议筹备中的秘书工作    

   东莞专业培训叉车技术的学校提到准备开会，秘书的工作非常琐碎，玉要的步骤大致会有下面几项:    

   (1)准备并派发会议通知、会议议程    前面提到，会议通知和会议议程是必不可少的。当然这是秘书的工作之一，而且必须马上办理。秘书要能够准确地了解会议的时间、地点及人数.并且在第一时间把会议通知和议程分发到相关人员。 

    (2)撰写并分发会议记录    开会时，秘书的工作就是撰写会议记录，并且在会后72小时内分发给与会人员。秘书如何撰写会议记录，本书后面会做详细说明，初学者可以先将以往公司的会议记录找出来参考，会议记录发出以前必须经会议主席或指定人员过目。  

   (3)协助主席做好会议管理    会议期间除了撰写会议记录以外，秘书还需要协助主席维持会议现场秩序，适时提醒主席会议时间和焦点。 

   (4)跟进会议决议事项    会议之后秘书的主要工作，除了需要把会议记录准时分发给与会人员外，还要适时地跟踪会议所决定事项的落实执行情况。

   O上次的会议记录    会议一开始，在主席致词后，就要宣读上次的会议记录，以便了解还有哪些事务没有解决。上次会议记录的宜读，也可以使现场与会人员对以前的问题有足够的了解。0议案讨论    本次会议中最要紧的就是议案讨论。议案排列也有技巧，有的会议把简单的议题放在前面，有的会议则会把最困难的议题放在前面，这也要视会议的时间长短和会议主席的议事风格而定.秘书必须请示后才能对议案进行排序。

   O东莞专业培训叉车技术的学校例行事项有些议案讨论属于例行性事项，比方说财务报告和进度报告，这些可以放在最前面来议。因为争议性比较小，讨论时间和范围比较容易控制。    

   J特殊议案    特殊议案有时是针对本次会议最关键性的事务，可能需要讨论的时间长，需要沟通的技巧高，问题也比较复杂，应该把它们放人会议的中后段来研讨。